Introducción a la planificación

Una vez fijados nuestros objetivos hemos de preparar un plan de acción para conseguirlos e ir controlando el desarrollo del plan para asegurarnos que vamos bien hacia el objetivo. En esta página se describe qué es un objetivo y sus características, qué es un plan como se hace y como se controla.

Introducción a la planificación

Definición de objetivo

El primer punto de la planificación es la definición de un objetivo. Un objetivo es un resultado que esperamos obtener del plan que vamos a construir.

Es conveniente distinguir entre objetivos y valores. Valores son consecuencias globales deseadas a muy largo plazo, mientras que los objetivos son consecuencias que se esperan obtener en un relativamente corto plazo de tiempo.

“Con los valores definimos cómo queremos el mundo futuro y la forma ideal de cómo nos gustaría vernos en él. Los valores tienen características especiales: no pueden ser alcanzados, no pueden ser poseídos como objetos, ni pueden conseguirse permanentemente. Son direcciones en la vida, y como tales nos indican un camino, no una meta a alcanzar. Cuando caminamos hacia nuestros valores podemos encontrar señales que sobrepasamos, objetivos que alcanzamos, que son pequeños pasos que vamos dando y nos señalan nuestros avances; pero lo importante no es alcanzar esas señales, sino seguir el rumbo fijado”. ("Curso Terapéutico de Aceptación I y II" página 71). En contraposición, los objetivos han de ser alcanzables, pueden ser poseídos como objetos y se pueden tener permanentemente.

Fijar los resultados que son compatibles con nuestros valores y que son alcanzables en un relativamente corto espacio de tiempo es una forma de avanzar por la vida en la dirección que deseamos y que nos marcan nuestros valores.

El valor define un objetivo cuando prevemos algo tangible en la dirección que nos marca. Para ello, concretamos un resultado tangible, le asignamos una fecha, elaboramos unos planes para alcanzarlo y ponemos los medios necesarios para conseguirlo.

En este sentido un objetivo es un sueño con una fecha, un plan y unos medios para conseguirlo.

Los objetivos se refieren a “QUÉ” es lo que queremos los planes se refieren a cómo conseguirlo.

Los componentes de un objetivo

Los objetivos tienen como componentes principales: el resultado que se espera, la fecha de su consecución,

  1. El resultado que se pretende que ha de ser:
  • Específico. Los objetivos han de ser específicos, es decir, se han de concretar en un resultado concreto y sin posibles ambigüedades.
  • Medible. Dentro de la concreción se ha de tender a que sean medibles, de forma que cualquiera pueda determinar si se ha conseguido o no.
  • Aceptable por aquellos que van a participar en su consecución.
  • Reforzante o reforzado. Conseguir el resultado que supone un objetivo ha de ser reforzante para aquel que lo consigue y, si no coincidiera con los valores de quien ha colaborado para conseguirlo, este ha de ser reforzado.
  1. La fecha de consecución o tiempo para obtener el resultado. En este aspecto los objetivos propuestos han de ser:
    • Realista. Se han de poder conseguir en el tiempo fijado, con los medios de los que se dispone y con el plan trazado.
    • Adecuada para que sea reforzante. Hay que considerar que muchos objetivos lo son en tanto en cuanto se consiguen en una fecha determinada, puede que si se consiguen después, ya no son reforzantes.
  2. Un objetivo, para dejar de ser un sueño deseable, ha de tener una fecha y también un plan y unos recursos humanos y materiales para conseguirlo.

Planes

Los planes son la secuencia de acciones necesarias para conseguir el resultado, es decir, el objetivo. Cada acción del plan conlleva:

  1. Una serie de precondiciones para poder hacerla. Las precondiciones son los elementos necesarios para poder iniciarlas
  2. Un resultado. Toda acción tiene un resultado que se convierte en sí mismo en un objetivo intermedio y como tal tiene que tener las mismas características que cualquier objetivo.
  3. Los medios necesarios para llevarla a cabo. La disponibilidad de los recursos en el momento preciso es también una precondición necesaria para poder llevar a cabo la acción.
  4. Un tiempo de finalización que ha de estar coordinado con el resto de las acciones precisas para conseguir el objetivo global.
  5. Un responsable de la acción. En la planificación se asigna una persona que adquiera la responsabilidad de que la acción se realice y produzca el resultado esperado. Responsable significa “capaz de dar respuesta”, es decir, la persona elegida ha de tener la capacidad de llevar a cabo la acción y de planificarla. Es importante que esa persona tenga el objetivo que conlleva la acción como suyo y está motivada para llevarla a cabo.

La tarea de planificar

La planificación implica la secuenciación de las distintas acciones teniendo en cuenta las dependencias causales que existen entre ellas y que han sido puestas de manifiesto por las precondiciones de cada una de ellas.

La planificación establece las relaciones temporales entre las acciones necesarias para obtener el objetivo propuesto.

Las acciones se pueden realizar de forma paralela, cuando no se interfieren entre ellas. De forma secuencial, cuando el resultado de una de ellas es una precondición de otra. De forma confluyente, cuando son necesarias las dos para obtener un único resultado. La asignación de recursos ha de hacerse de teniendo en cuenta estas características.

El responsable de la planificación ha de ser capaz de simular en su cabeza las acciones, sus precondiciones, sus resultados y su secuencia para poder realizar el plan de forma adecuada.

La capacidad de planificar implica capacidades cognoscitivas que nos permiten imaginar las acciones intermedias, adelantar sus resultados y realizar la coordinación precisa para armonizarlas en el tiempo y en las precondiciones para lograr la consecución del objetivo.

El control del plan

El "Curso Terapéutico de Aceptación I y II" plantea claramente qué es el control y su importancia a la hora de planificar.

Los seres humanos tenemos un modo muy potente de funcionar que nos ha permitido conquistar la tierra. Aprendemos las leyes que gobiernan los distintos sistemas, nos proponemos objetivos concretos e influimos en el comportamiento del sistema para conseguirlo. Nos convertimos así en un sistema de control que tiene como meta controlar el comportamiento de otro sistema controlado y para ello necesitamos:

Un objetivo, meta o estándar que alcanzar. El ser humano se puede plantear objetivos propios, nuevos y originales creando una representación mental, más o menos clara, de lo que quiere alcanzar a través del manejo del comportamiento del sistema controlado.

Un método para observar el avance hacia el objetivo. El sistema de control necesita un seguimiento continuado del resultado que se está obteniendo en cada momento.

Un método de comparación para cotejar la situación actual con el objetivo que se persigue.

Capacidad de modificar el comportamiento del sistema controlado. Cuando la diferencia entre lo esperado y lo que se va obteniendo es significativa, el sistema de control actúa sobre el sistema controlado, para modificar su comportamiento y conseguir que vaya hacia el objetivo.

Un ejemplo sencillo de sistema de control son los termostatos de los calefactores:

  • El objetivo es mantener en un recinto un intervalo de temperatura determinado.
  • El termostato mide de forma continua la temperatura de la habitación y la compara con el objetivo a conseguir.
  • Cuando se sobrepasa una determinada temperatura (objetivo), el termostato interrumpe el funcionamiento del sistema que calienta el recinto. Para ello ha de tener acceso a un interruptor que pare el sistema de calefacción.
  • Cuando la temperatura baja al límite inferior predeterminado el sistema de control pone de nuevo en funcionamiento el sistema de calefacción.

El sistema de control posee un modelo del comportamiento de aquello que quiere controlar, de forma que sabe lo que va a ocurrir cuando realiza cualquier acción correctora sobre él. En efecto, el termostato se construye de acuerdo con un modelo simple del funcionamiento de la calefacción: si el interruptor está apagado, la calefacción deja de dar calor y si está encendido, lo proporciona. Si el tiempo es frío y el sistema deja de funcionar, la temperatura bajará. Cuando llegue al mínimo que marca el termostato, lo encenderá accionando el interruptor. Por eso es necesario medir constantemente la temperatura, para saber si hay que dejar de generar calor o no.

Las personas también pueden funcionar como un sistema de control. Muchas actuaciones aparentemente sencillas, como mantener el equilibrio al andar o sujetar una copa, son ejemplos de acciones que siguen este modelo de funcionamiento. Cuando lo empleamos, nos comportamos de forma automática y efectiva. Seguramente la evolución de la especie humana ha ido configurando un cerebro con esa capacidad muy desarrollada, por la eficacia que tiene para resolver nuestros problemas de supervivencia. También es una forma muy extendida para manejarnos en la producción de bienes y servicios, en la que nuestra civilización ha sido tan exitosa. Virtualmente todas las relaciones sociales pueden verse bajo el paradigma de la persecución de objetivos (Bargoon, 2000), en la que el control juega un papel fundamental. Una de las funciones más importantes de esa manera de operar es prepararnos para afrontar riesgos. Cuando prevemos un peligro, nuestra mente se dispara de inmediato para intentar controlarlo” ("Curso Terapéutico de Aceptación I y II", páginas 23 y siguientes).

Grupos de trabajo

El responsable del grupo de trabajo es el encargado de concretar los objetivos de grupo. Ha de hacerlo en función de los valores de cada miembro que son compartidos por todo el grupo. Es también el encargado de fijar las fechas, realizar el plan y de conseguir los medios precisos.

Resumiendo el control supone
  1. Comparar los resultados obtenidos con los esperados. Chequeando en el tiempo las tareas realizadas y las esperadas.
  2. Corregir problemas:
    • Generando las acciones alternativas que pueden corregir las desviaciones detectadas.
    • Cambiado la asignación de recursos para lograr el resultado.
  3. Cambiar los objetivos cuando se comprueba que no es posible alcanzarlo, adecuando el objetivo al tiempo y al recurso disponible en cada momento.

Los planes están para ser modificados. Un plan rígido se puede convertir en un corsé que impida alcanzar el objetivo. el control del avance del plan permite su modificación y su adaptación a las circunstancia concretas. La tarea de planificación es constante a lo largo del desarrollo del plan.